ASN Digital Harus Digunakan PNS, Ini Cara Mengaktifkannya!

DIAGRAMKOTA.COM – Pemerintah Indonesia terus memperkuat transformasi digital dalam sektor birokrasi, khususnya dalam pengelolaan dan pelayanan kepada Aparatur Sipil Negara (ASN). Salah satu inisiatif terbaru yang diluncurkan adalah sistem ASN Digital, sebuah aplikasi super yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai layanan kepegawaian dalam satu platform. Dengan adanya sistem ini, proses administrasi ASN menjadi lebih efisien, transparan, dan mudah diakses.

Fitur Utama ASN Digital

Sistem ASN Digital menawarkan akses ke 47 layanan kepegawaian yang mencakup seluruh siklus manajemen ASN, mulai dari rekrutmen hingga pensiun. Layanan tersebut termasuk MyASN, SIASN, dan SSCASN, serta layanan administrasi lainnya. Platform ini dirancang agar dapat diakses melalui laman resmi asndigital.bkn.go.id.

Namun, untuk mengaktifkan akun dan mengakses layanan, pengguna harus terlebih dahulu melakukan aktivasi Multi-Factor Authentication (MFA). MFA bertujuan untuk menjaga keamanan data kepegawaian nasional dan mencegah penyalahgunaan akun.

Cara Mengaktivasi Akun ASN Digital

Proses aktivasi akun ASN Digital bisa dilakukan dengan beberapa langkah sederhana:

– Buka situs resmi ASN Digital: https://asndigital.bkn.go.id

– Klik menu “LOGIN” dan pilih opsi “RESET” untuk mengganti password.

– Masukkan NIP dan alamat email yang terdaftar.

– Tunggu kode reset password dikirim ke email.

– Setelah menerima kode, buat password baru sesuai ketentuan.

– Setelah berhasil, login menggunakan password baru.

Setelah akun aktif, pengguna harus melakukan aktivasi MFA. Langkah-langkahnya antara lain:

– Pastikan ponsel memiliki zona waktu otomatis.

– Pasang aplikasi autentikator seperti Google Authenticator.

– Pindai QR Code yang muncul saat login untuk mengaktifkan MFA.

– Masukkan kode OTP yang muncul di aplikasi autentikator.

Perubahan dalam Pengelolaan Arsip ASN

Selain layanan administrasi, sistem ASN Digital juga menyediakan fitur Lemari Digital – Document Management System (DMS). DMS merupakan sistem pengelolaan dokumen yang memungkinkan ASN menyimpan arsip secara digital.

Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN), Zudan, menjelaskan bahwa kebijakan ini merupakan bagian dari strategi transformasi digital nasional. “Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital,” ujarnya.

Arsip yang wajib disimpan dalam DMS meliputi:

– Daftar Riwayat Hidup

– SK CPNS/PNS

– Riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat

– Arsip kondisional seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara

Untuk dokumen yang tidak dihasilkan oleh sistem SIASN, seperti ijazah atau sertifikat, ASN dan instansi bertanggung jawab untuk mengunggahnya sendiri ke DMS.

Keamanan dan Efisiensi dalam Pengelolaan Arsip

DMS dilengkapi dengan mekanisme keamanan berlapis, termasuk MFA dan pemantauan akses real-time. Selain itu, sistem penyusutan arsip juga diatur secara digital, sehingga arsip berstatus “Punah” akan masuk masa inaktif selama 1 tahun sebelum berubah status menjadi “Musnah” atau “Statis”.

Dengan adanya DMS, arsip ASN menjadi lebih aman, mudah diakses, dan tahan terhadap risiko kerusakan fisik akibat bencana alam atau kelalaian. Hal ini juga mendukung pengelolaan aset negara secara optimal.

Masa Depan ASN Digital

Sistem ASN Digital diharapkan mampu meningkatkan efisiensi dalam pelayanan administrasi kepegawaian. Dengan integrasi layanan dan pengelolaan arsip digital, birokrasi semakin terstruktur dan transparan.

Kebijakan ini juga menjadi langkah penting dalam mendukung pemerintahan yang lebih modern dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.***